In Mextra kan je allerlei documenten opslaan. Bijvoorbeeld Word-documenten of PDF-documenten. Als je die wilt bekijken, downloadt je het bestand op je computer.
PDF bekijken
Als je een PDF document aanklikt, opent een nieuw tabblad. Dat is bij de meeste browsers zo, maar niet altijd bij alle browsers. Door jouw persoonlijke instellingen, kan het anders werken.
Jouw computer slaat een tijdelijk bestand op je computer op. Dit bestand kunnen de meeste gebruikers niet makkelijk vinden. Bovendien worden alle tijdelijke bestanden na een tijdje vanzelf verwijderd.
Word moet je downloaden
Als je bij de documenten een Word-bestand aanklikt, downloadt dat bestand. Dat is altijd. Het is een beetje technisch verhaal, maar het zit zo:
Om een Word-bestand te kunnen lezen, heb je een programma nodig. Zoals Word, Google Docs of Open office. Die programma's begrijpen wat er in het document staat, zodat ze dat aan jou kunnen laten zien.
Andere programma's begrijpen dat niet, of niet zo goed. Pages (van Apple) snapt het een beetje. Een browser snapt niks van een Word-document, en kan je niks laten zien. Daarom downloadt de browser het bestand. Want dan kan je het bestand zelf met een goed programma openen.
Mextra kan geen Word-bestanden begrijpen dus moet je het eerst op je computer downloaden om te kunnen bekijken.
Wat kan je doen?
Maak beleid
Afspraken over hoe gebruikers zich gedragen bij het gebruik van gevoelige gegevens is belangrijk. In alle beveiligings oplossingen is het gedrag van mensen de zwakste schakel. Praat er regelmatig over met elkaar en laat je goed informeren.
Encrypted harde schijf
Zorg dat je harde schijf encrypted is. Wanneer iemand jouw laptop steelt, kunnen bestanden niet zomaar eraf gehaald worden. Hiermee voorkom je dat onbevoegden er met gegevens vandoor gaan.
Zo min mogelijk Word-documenten gebruiken
Maak werkdocumenten in Mextra van jouw meest gebruikte Word-documenten. Zo kan Mextra jouw bestanden wel lezen en kan je dit bewerken. Als je dit wilt delen, maak je er een PDF van.
Virtuele desktop
Als je helemaal zeker wilt zijn, kies je voor een virtuele desktop. Dat is bijvoorbeeld Citrix of Microsoft Remote Desktop. Documenten komen daarmee nooit op de computer van de gebruiker terecht.