In Mextra kan je allerlei documenten opslaan. Bijvoorbeeld Word-documenten of PDF-documenten. Als je die wilt bekijken, downloadt het bestand op je computer.
PDF kan je bekijken
Als je een PDF document aanklikt, opent een nieuw tabblad. Dat is bij de meeste browsers zo, maar niet altijd bij alle browsers. Door jouw persoonlijke instellingen, kan het anders werken.
Jouw computer slaat een tijdelijk bestand op je computer op. Dit bestand kunnen de meeste gebruikers niet makkelijk vinden. Bovendien worden alle tijdelijke bestanden na een tijdje vanzelf verwijderd.
Word moet je downloaden
Als je in bij de documenten een Word-bestand aanklikt, downloadt het bestand. Dat is altijd. Het is een beetje technisch verhaal, maar het zit zo:
Om om een Word-bestand te kunnen lezen, heb je een programma nodig. Zoals Word, Google docs of Open office. Die programma's begrijpen wat er in het document staat, zodat ze dat aan jou kunnen laten zien.
Andere programma's begrijpen dat niet, of niet zo goed. Pages (van Apple) snapt het een beetje, maar het ziet er raar uit. Een browser snapt niks van een Word-document, en kan je niks laten zien. Daarom downloadt de browser het bestand. Want dan kan je zelf het bestand met een goed programma openen.
Mextra kan geen Word-bestanden begrijpen. Dus moet je het eerst op je computer downloaden om te kunnen bekijken.
Wat kan je doen?
Maak beleid
Afspraken over hoe gebruikers zich gedragen bij het gebruik gevoelige gegevens. In alle beveiligings oplossingen is het gedrag van mensen de zwakste schakel. Praat er vaak over met elkaar, en laat je goed informeren.
Encrypted harde schijf
Zorg dat je harde schijf encrypted is. Wanneer iemand jouw laptop steelt, kunnen bestanden niet zomaar eraf gehaald worden. Hiermee voorkom je dat onbevoegden met gegevens er vandoor gaan.
Zo min mogelijk Word-documenten gebruiken
Maak werkdocumenten in Mextra van jouw meestgebruikte Word-documenten. Zo kan Mextra jouw bestanden wel lezen. En kan je dit bewerken. Als je dit wilt delen, maak je er een PDF van.
Virtuele desktop
Als je helemaal zeker wilt zijn, kies je voor een virtuele desktop. Dat is bijvoorbeeld Citrix of Microsoft Remote Desktop. Documenten komen daarmee nooit op de computer van de gebruiker terecht.