Je kan alle PDF documenten in MEXTRA digitaal laten ondertekenen. De ondertekenaars hebben geen MEXTRA inlog nodig. Het document staat meteen in MEXTRA.
Wat is digitaal ondertekenen?
PDF documenten die in de DocumentModule staan, kunnen digitaal ondertekend worden. Hiervoor start je een proces waarbij je mensen uitnodigt en de voortgang kan bekijken. Wanneer alle betrokkenen hebben ondertekend, wordt er onderaan het document een pagina met de handtekeningen toegevoegd. Zo heb je altijd één ondertekend document dat voor meerdere betrokkenen beschikbaar is.
Uitnodigen om te ondertekenen
Open de DocumentModule en selecteer het document dat je wilt laten ondertekenen. Rechts van de bestandsnaam zie je een ondertekenicoontje. Wanneer je daarop klikt, kan je het proces starten.
Vervolgens kan je gebruikers uit de lijst selecteren. Dit zijn de gebruikers die al een MEXTRA account hebben. Je kan ook andere ondertekenaars toevoegen, door op de tekstlink te klikken. Hiermee nodig je ze alleen uit voor het ondertekenen van het specifieke document, ze worden geen MEXTRA gebruiker.
Vul de gegevens van de ondertekenaars in en controleer ze nog eens goed. Omdat het om een onderteken procedure gaat, kan je niet zomaar gegevens aanpassen.
Voortgang bijhouden
Iedereen die is uitgenodigd ontvangt een mail met een link. Deze link is 3 maanden geldig. Je kan eerst het document lezen voordat je ondertekend. Je mag ook weigeren te ondertekenen.
Het icoontje is oranje geworden. Als je er op klikt, zie je wie is uitgenodigd.
Handtekeningen toegevoegd!
Als iedereen heeft ondertekend, is het icoontje groen.
Onderaan het document zie je de handtekeningen staan. De ondertekende documenten staan direct in MEXTRA.
TIP: Je kan de uitnodiging nog annuleren als het icoontje oranje is. Klik hier, dan leggen we dat uit.