De instellingen van de tijdregistratie kun je openen via de overzicht scherm. Deze zijn alleen beschikbaar voor Mextra beheerders. Klik rechtsboven op het tandwielicoontje om het instellingen te openen. Binnen deze instellingen kun je verschillende functies activeren die het registratieproces makkelijker en overzichtelijker maken. Wanneer je de instellingen opent, zie je de volgende opties verschijnen:
Deelnemers:
Met deze instelling kun je tijdens het registreren kiezen voor een andere medewerker dan jezelf. Dit is handig als je bijvoorbeeld namens een collega registreert of wanneer meerder zorgverleners betrokken zijn bij dezelfde cliënt.
Je activeert deze optie door in het instellingenmenu het vinkje zetten bij Medewerker Selectie.
Tijdstip (Dagdelen):
Met deze optie kun je registreren op dagdelen in plaats van op specifieke uren. Je kunt kiezen voor ochtend, middag, avond of gehele dag. Dit is vooral handig als je werkt met dagbesteding of vaste dagdelen. Je activeert deze functie door het vinkje bij Dagdelen aan te zetten in het Module Instellingen, en vervolgens de gewenste tijden per dagdeel in te vullen.
Care2Declare koppeling:
Met deze instelling kun je de tijdregistratie koppelen aan Care2declare. Als deze optie is aangevinkt, worden de ingevoerde registraties automatisch verwerkt in Care2declare voor verdere administratieve afhandeling. Dit vooral handig voor organisaties die hun zorgdeclaraties digitaal afhandelen via Care2declare. zo voorkom je dubbel werk en zorg je voor een vlotte overdracht van gegevens. Activeer deze optie door het vinkje bij care2declare aan te zetten in het instellingenmenu.
Wanneer je Care2Declare hebt ingeschakeld, verschijnen er extra opties om de tijdregistratie verder af te stemmen op jouw organisatiebehoeften:
Actie:
- Vereiste invoer Actie: Als je deze optie aanvinkt, wordt het verplicht om bij elke registratie een actie te selecteren. Dit is handig als je organisatie nauwkeurige verslaglegging vereist.
- Filter Acties: Met deze instelling worden alleen relevante acties getoond op basis van de geselecteerde cliënt of context. Zo blijft het overzichtelijk en voorkom je fouten.
- Bonusactie (In stuks): Met deze optie kun je een specifieke actie instellen als bonusactie. Dit is handig als bijvoorbeeld bepaalde handelingen vaker uitvoert op een dag. Bij het registreren geef je aan hoe vaak deze handeling is uitgevoerd (in stuks). Mextra maakt dan automatisch een extra registratie aan voor deze actie. zo wordt alles correct en overzichtelijk vastgelegd. Let op: Bonusacties worden tegelijk met de hoofdregistratie opgeslagen.
OE-Item instellen:
Een OE-Item (Organisatie Eenheid) geeft aan binnen welke afdeling of locatie de registratie valt. Dit is belangrijk voor een correcte administratieve verwerking. Je kunt hier meerdere dingen instellen:
- Vereiste invoer OE-Item: Als je deze optie aanvinkt, moet een OE-Item verplicht worden geselecteerd bij het registreren. Dit voorkomt dat registraties per ongeluk zonder locatie worden opgeslagen.
- Standaard OE-Item: Hiermee stel je een vaste locatie in die automatisch wordt ingevuld bij nieuwe registraties. Handig als je meestal op dezelfde plek werkt.
- Verberg OE-Item(s): Je kunt bepaalde OE-Items verbergen uit de lijst om het overzicht compacter te maken en fouten te voorkomen.
Optionele velden:
Toelichting
Met dit optionele veld kun je extra uitleg of opmerkingen toevoegen aan je tijdregistratie. In de instellingen heb je twee aanvullende opties die je kunt activeren:
- Vereiste invoer Toelichting: Maak het verplicht om een toelichting in te vullen voordat de registratie kan worden opgeslagen. Dit is handig als je wilt dat medewerkers altijd uitleg geven bij bepaalde registraties, bijvoorbeeld bij afwijkende situaties.
- Sla een kopje als rapportage: Als je deze optie inschakelt, wordt de toelichting automatisch opgeslagen als rapportage-item bij de cliënt. Dit betekent dat de ingevulde tekst terug te vinden is in het dossier van de cliënt onder rapportages.
kilometers
Met dit veld kun je het aantal gereden kilometers registreren bij een tijdregistratie. Dit is vooral handig als je cliëntbezoeken doet of andere dienstverplaatsingen hebt die gedeclareerd moeten worden. Je kunt ook een extra optie inschakelen:
- Extra veld voor woon-werk kilometers: Hiermee voeg je een apart veld toe om het aantal kilometers tussen thuis en werk (woon-werkverkeer) vast te leggen. Zo kun je privé en werkgerelateerde kilometers apart bijhouden, wat handig is voor correcte declaratie of fiscale doeleinden.
Extra functies:
Naast de basisinstellingen biedt de module ook enkele extra functies die het gebruiksgemak en de nauwkeurigheid van de tijdregistratie verhogen:
- Weekoverzicht: Met deze functie kunnen gebruikers hun tijdregistraties per week bekijken. Dit maakt het eenvoudiger om het overzicht te bewaren en planningen aan te passen waar nodig.
- Statusbeheer: Als je deze optie inschakelt, wordt het mogelijk om gebruik te maken van verschillende statussen voor een registratie, zoals Concept, Ingediend, Geannuleerd of Doorgezet. Dit is handig om te zien in welke fase de registratie zich bevindt en zorgt voor een betere workflow binnen het team.
- Overlap waarschuwing: Deze functie geeft een waarschuwing wanneer er een overlap is tussen tijdregistraties. Het helpt fouten te voorkomen en zorgt voor correcte registratie van gewerkte uren.