Je wilt de documenten die opgeslagen zijn in de documntenmodule van Mextra in één handeling downloaden. Dat kan met onze Export-app voor Windows.
Zodra onze afdeling Customer Succes deze app voor je geactiveerd heeft kun je deze downloaden vanuit Mextra beheer. Je moet daarvoor dus beheerder zijn.
Ga naar Overzicht - Algemeen: Je ziet onder aan de knop Download Import - Export App. Klik op die knop om de Windows App te downloaden. Voor Mac is deze oplossing niet beschikbaar.
Om de Export te kunnen gebruiken heb je een token nodig. Dit token kun je op dezelfde pagina in beheer in beeld krijgen naast de download knop.
De token komt in beeld, in het voorbeeld hieronder is de token onleesbaar gemaakt ivm security.
Klik op de knop Kopieer naar klembord.
Open de Export App als je dat nog niet gedaan hebt en klik op de knop Export Mode.
Let op: Het gebruik van de Mextra Export App bied je de mogelijkheid gedurende twee uur alle documenten van je organisatie te exporteren. Daarom loggen wij elke aanvraag en het gebruik van een verificatietoken. Na twee uur is het verificatietoken niet meer geldig, maar tot die tijd kan het gebruikt worden door iedereen die het in handen krijgt – deel dit verificatietoken daarom met niemand!
De app wordt geopend en nu kun je de token invullen door deze te plakken in het veld onder Verificatietoken. Hieronder zie je de geblurde token ingevuld. Je kunt zien tot hoe lang de token geldig is en voor welke organisatie.
Je kunt nu beginnen de documenten te downloaden. Dat doe je per afdeling. Zoek in beheer de ID's van jouw afdelingen als je afdelingen hebt ingericht. Als je 0 invoert bij afdeling - ID dan download je de documenten van clienten die NIET aan een afdeling zijn gekoppeld.
Kies bij Bestemmingsfolder de map waar je de documenten wilt downloaden. Er wordt dan in die aangegeven map een folder Documenten aangemaakt en mappen per client. De naam van die map is het Mextra Client-ID.
Klik op Data Verzamelen, de documenten komen in beeld die gereed zijn om te downloaden.
Zodra dat proces gereed is, je ziet dan ook hoeveel documenten gereed staan en hoveel data, klik je op Exporteren. Al deze documenten worden nu gedownload naar jouw PC.
Herhaal dit proces voor de andere afdelingen tot alles is gedownload. Zorg ervoor dat je het binnen 2 uur doet, lukt dat niet dan moet je een nieuwe token genereren.
Gebruik telkens dezelfde bestemmingsfolder zodat je alle documenten bijeen houdt.